Resumen de Organízate con eficacia
El libro en 1 frase: “Organízate con eficacia” es una guía práctica para mejorar la productividad y reducir el estrés, enseñando cómo liberar la mente de recordar tareas mediante un sistema eficiente de listas y revisiones.
Organízate con eficacia es un manual para una productividad sin estrés, que le ayuda a establecer un sistema de listas, recordatorios y revisiones semanales, con el fin de liberar su mente de tener que recordar tareas y pendientes y, en su lugar, dejar que trabaje plenamente concentrada en la tarea que tiene entre manos.
Organízate con eficacia apenas necesita presentación, es la biblia de la productividad. David Allen ha vendido más de 1,5 millones de ejemplares de su sencillo pero eficaz sistema de productividad. El libro ha sido revisado y actualizado en 2015 para reflejar los cambios en la tecnología, desde que se publicó originalmente en 2001 – hace más de una década.
Las 3 principales claves del libro
- Sistema de Listas y Recordatorios: David Allen propone un método para organizar tareas y responsabilidades utilizando un sistema de listas y recordatorios. Este sistema está diseñado para liberar la mente de la carga de recordar constantemente lo que hay que hacer, permitiendo así una mayor concentración y eficiencia en la tarea actual.
- Gestión del Estrés y Productividad: El enfoque de Allen se centra no solo en ser más productivo sino también en reducir el estrés. Argumenta que al tener un sistema confiable para gestionar tareas y proyectos, se puede alcanzar una productividad sin estrés, ya que la mente está más clara y se puede enfocar mejor en las actividades presentes.
- Planificación Natural y Adaptabilidad: Allen sugiere un enfoque de “planificación natural” para los proyectos, que capta cómo las personas piensan y organizan tareas en la vida cotidiana. Este enfoque incluye definir la misión y los principios, elegir estrategias, organizar recursos y tomar acciones claras y manejables para completar los proyectos.
Ondas adecuadas
Allen presenta una analogía convincente sobre cómo conseguir que tu mente esté en el estado mental adecuado para hacer cosas: ve tu mente como una masa de agua tranquila. Responde adecuadamente cuando arrojas una piedra al agua. Te dice que la cantidad de masa de la piedrecita y el impacto que causa ondulan en la superficie, y que después de que el agua ha absorbido el impacto, vuelve a un estado tranquilo y sereno.
Allen aconseja abordar los proyectos con esta conciencia para poder dedicar a cada uno la atención y el esfuerzo que merece. Subraya que ser eficiente implica gestionar adecuadamente tus responsabilidades, así que evita hacer demasiadas promesas que solo aumentarán tu estrés. Libera de tu mente cualquier pensamiento inacabado.
Colócalos en un repositorio de datos fiable para poder organizarlos después. Una vez que hayas elegido qué pasos dar, crea un sistema de recordatorio y revísalo con regularidad. Con el realismo que le caracteriza, Allen aconseja elegir la empresa o circunstancia que más te preocupe en ese momento para poner a prueba esta estrategia.
Haz una lista de todo lo que debes hacer para avanzar. Como resultado, deberías sentirte en control, tranquilo y más centrado. Después, pon la lista en un lugar seguro para mantenerla fuera de tu vista -tanto física como figurativamente- hasta que estés listo para ocuparte de ella.
Haz una lista de “próximos pasos” para cada proyecto en el que estés trabajando.
El principal problema de las listas de tareas es el siguiente: Te engañan haciéndote creer que puedes predecir cuánto serás capaz de hacer. Por desgracia, no es así. Puedes hacer una lista de 17 cosas, claro, pero nada de eso tiene en cuenta interrupciones, emergencias, retrasos, otras personas o, como ocurre a veces, una simple falta de energía que te impide lograr tanto.
En su lugar, David Allen le aconseja Haz una lista de “próximas acciones” con todas las tareas específicas (es decir, las que te lleven menos de 30 minutos) de tus proyectos en curso. Cuando tengas tiempo y energía para trabajar, siempre sabrás en qué tienes que trabajar a continuación, ya que solo tienes que sacar la lista, elegir una tarea y empezar a trabajar.
Incluso puedes crear muchas listas de “próximas acciones” y organizarlas según los proyectos o lugares donde puedes completar las tareas que contienen.
Por ejemplo, puedes crear listas para un teléfono, un portátil, un portátil con wifi y un portátil sin wifi. Ahora puedes seguir sacando tu lista del bloc de notas y trabajar en papel cuando tu vuelo se retrase y estés en el aeropuerto pero no haya wifi y tu teléfono esté muerto.
Un componente importante del encantador sistema de productividad para esencialistas que detallé aquí era la lista de “próximas actividades”.
Planificar un proyecto con naturalidad
Allen continúa guiándole por el componente vertical de la productividad. Enumera cinco pasos adicionales, ya que le gustan las listas y afirma que ilustran cómo la gente piensa y organiza inconscientemente trabajos relativamente sencillos. Es consciente de que pocas personas planifican intencionadamente los proyectos siguiendo estos procedimientos. Allen llega a la conclusión de que la “planificación natural” -la planificación informal- suele producir resultados superiores. Capta cómo piensan realmente las personas cuando se enfrentan a tareas cotidianas como vestirse.
“Define tu misión y tus principios” debe ser lo primero. Elige las estrategias que mejor se adapten a ti, organiza tus recursos e inspírate para pasar a la acción. Después concéntrate para que se te ocurran ideas y fijes objetivos. Utiliza herramientas como los mapas mentales o los listados de ideas para ayudarte a visualizar y considerar tus posibilidades durante el proceso de brainstorming. No critique ni juzgue; ponga más énfasis en la cantidad que en la calidad.
Sus dos acciones siguientes tienen mucho sentido. Clasifique los materiales que necesita para cada proyecto en las categorías adecuadas según sus procedimientos, componentes o prioridades. Por último, haz una lista de tus próximos pasos y de las tareas que necesitas que terminen otras personas.
Conclusiones de Organízate con eficacia
David Allen tiene tendencia a meterse en su propio camino, lo que hace que sus valiosos consejos resulten menos claros. Sus estrategias prácticas para gestionar el tiempo y las tareas se complican con sus ideas sobre el estrés, la productividad y el funcionamiento de la mente. La popularidad de esta guía y de su edición de 2015 se debe sin duda a los niveles de estrés de la gente. Sin embargo, su enfoque tiene beneficios reales y amplios.
Allen promueve el uso del sentido común y la eliminación del desorden físico y mental mediante la realización de una serie de tareas manejables. Allen es consciente de la disciplina que requiere seguir sus métodos, que pueden aumentar considerablemente tu productividad y tranquilidad.
